우리는 지난 3개월간, 글로벌 기업 "H" 그룹과 아주 의미있는 프로젝트를 진행하였습니다.
이시대 기업의 가장 큰 이슈가 되고 있는, - 업무혁명 . 사무자동화 . 스마트워크 - 등 Work 의 효율화와 성과촉진을 위해 보다 객관화된 지표를 마련하고, 이를 기반으로 Work Smart의 조직문화를 만들고자 하는 목적을 가진 프로젝트 였습니다.
기존의 프로젝트들이, 특별한 계층 (고위 및 중간관리자 등)을 타켓으로 하는 '리더십 진단' 이나, 조직구성원의 행동양식.부서풍토등의 다소 포괄적인 이슈를 다루는 '조직문화 진단' 등을 수행한 반면, 이번 프로젝트는 "Work" 라는 '조직성과' 와 직결되는 영역을 직접적으로 다루었다는데 그 의미가 있습니다.
글로벌 기업으로서, 기업경영 트렌드를 주도하고, Work Smart 의 제도적.문화적 기반을 완성하고자 하는 "H" 그룹 과의 협업은 "조직성과" 향상을 이루고자 하는 많은 기업들에게 충분한 인사이트 (Insight) 를 제공할 수 있습니다.
[ 프로젝트 개요 ]
★ 프로젝트 : 워크스마트 진단지수 Work SMART Index (WSI)
★ 프로젝트 일정 : 약 3개월
★ 프로젝트 참여 : 그룹 전체 참여 (국내 및 해외 포함)
★ 수행 니즈 및 이슈
- 정량화된 워크스마트 지표 측정
- 온라인 시스템을 통한 전 그룹사 진단참여
- Web-Report 개발을 통한, 진단 결과의 모니터링 체계 구축
- 각 영역별 진단 상세 분석 제공을 통한 향후 스마트워크 전략 활용
[ 프로젝트 산출물(=Output) ]
★ WSI (Work Smart Index) 지표의 정립 (*현 조직 현황에 맞는 지표 정립)
★ Web-Report 시스템 구축 (*상세결과 조직단위별 모니터링)
★ 그룹사별 조직분석 보고서
Work Smart 는 현재 모든 기업들이 고민하고 있는 경영과제라해도 과언이 아닙니다. 변화하는 사무환경과 글로벌경영 트렌드의 핵심 주제이자, 효율성을 극대화한 제도적, 문화적 변화관리의 노력이 필요한 전사 차원의 이슈입니다. 하지만 경영과제의 중요성과는 달리, 아직 국내에 Work Smart 를 제대로 측정할 수 있는 기준이나 사례가 그리 많지 않으며, 두리뭉실하고 포괄적인 진단문항으로 실제 Work 현장에서의 이슈를 담기에 부족한 것이 현실이었습니다. 이러한 장애물을 극복하고, Work 현장에서의 성과와 직결되는 이슈를 제대로 측정하고, Smart한 업무효율성, 성과향상의 전략적 정보를 제공할 수 있는 SMART한 프로젝트를 완성하고자 하는 우리의 노력이 시작되었습니다.
[ 프로젝트의 성공적 수행을 위한 핵심 프로세스 ]
1. Smart - Work / 일하는 방식에 초점을 둔 Work Index
: 워크스마트 프로젝트의 핵심은, 바로 'Work' , 즉 업무현장에서의 비효율적 요인을 뽑아내고 이를 적극적으로 개선시키고 궁극적으로, 해당 기업이 바램하는 "일하는 방식"의 변화를 꾀하는 것입니다. 따라서 인덱스 개발과 정립의 중심은 "Work"에 초점을 맞추어져야 합니다. 또한 '일하는 방식'의 고유성과 가치를 부여하고, 이를 전체 부서와 조직원들에게 Align(정렬)하고자 하는 조직차원에서의 변화노력이 수반되어야 합니다. 프로젝트의 핵심은 얼마나 "Work" 영역에서의 제대로된 기준과 가치를 정립하고 이를 정량화할 수 있는가에 달려있었습니다. Work / 일하는 방식의 개선을 위한 인덱스(지표) 설정은 업무현장의 목소리가 실제적으로 반영되고, 이를 전략적으로 개선시킬 수 있는 방향성을 함께 함축해야 그 의미가 있습니다.
우리가 설정한 'Work / 일하는 방식의 개선' 의 기준은,
- 1) 업무 회의
2) 문서 (Paper) 작업
3) 업무지시 및 보고, 결재의 프로세스
4) 팀내.외간 소통과 협력 -
으로 보다 세분화 되고 구체화 되었습니다.
실제 그룹사의 핵심 인재 및 여러 부서에서 느끼는 업무현장에서의 비효율성은 위의 요인에서 빈번하게 발생하고 있었으며, 반대로 이러한 요인을 효과적으로 개선시킨다면 업무효율성은 한층 강화될 가능성이 농후했습니다. 이러한 전략적 방향성을 토대로, 구체적인 Work Index를 도출해 낸다면 궁극적으로 "일하는 방식(Way)"에서의 변화를 이끌어 낼 수 있습니다.
Work Index는 업무현장의 이슈를 제대로 담아내기 위해 매우 상세하고, 직접적인 (Directly) 질문을 정립했습니다.
예를들어, 1) '효율적인 회의'를 위해, - 회의 참석시간과 준비시간의 적절성 - 을 상세 기준으로 설정하고,
2) "회의 참석을 위해 소요(업무시간)되는 수준은 현재 적절하다" "회의 준비에 소요되는 시간은 적절하다" 등으로 구체적으로 묻고 결과를 도출하는 것입니다.
2. Smart - 문화정착 & 환경구축의 Work Index
: 일하는 방식의 구체화된 지표를 설정했다 하더라도, 이것을 전직원이 공유 및 실행하지 않으면 변화가 쉽게 오지 않겠지요? 때문에 Smart한 문화와 부서풍토를 정착시키고자 하는 노력은 함께 수반되어야 합니다. 이를 위해 - 업무문화 / 조직원들의 태도와 마인드 - 를 측정하고 이를 개발시키기위한 전략적 인덱스 정립이 필요합니다. 즉, People Management 차원에서의 개발요인 분석이 동반되는 것입니다. Work와 People 차원의 개선요인이 정립만으로 Work-Smart가 제대로 실현될 수 있을까요? 우리는 회사차원 (즉, 경영진)의 제도와 인프라 , 사무환경 등의 제도적 뒷받침이 있어야 가능하다고 판단했습니다. 복지차원의 업무환경, 휴식환경의 개선 노력이 있고, 창의적이고 효율적인 업무문화가 정착될 수 있도록 각종 인프라를 제공하는 노력은 이미 세계적인 기업 (구글, 페이스북, 애플)에서 시행하고 있는 정책입니다.
회사차원에서 적극적으로 제도와 환경을 정비해주는 것도, 지속적인 워크스마트의 문화가 정착될 수 있게 만드는 주요 요인중 하나가 될 것 입니다.
3. 시계열 변화추이 및 인구통계학적 분석이 가능한 상세 데이터 도출
: Work Smart의 구체적 지표를 설정한 후, 실제 이를 측정하고 이에 도출된 결과(Data)를 분석하는 것은 프로젝트 후반부의 가장 중요한 단계입니다.
프로젝트의 결과가 실제적인 성과로 이어지기 위해, 시계열 변화추이 분석이 가능하도록 결과데이터 표현방식을 구체화 하였습니다. 즉, 전사차원의 Work Smart 노력이 변화관리 차원에서 지속적으로 추진될 수 있도록 시계열 변화추이를 한 눈에 그래프로 살펴보고, 어느 영역에서의 긍정적 변화가 도출되고 또한 어느 영역에서 개선노력이 필요한지 파악할 수 있도록 기획하였습니다.
또한 상세결과 - 직책별 / 근속연수별 / 직군별 / 직급별 / 근무지별 / 성별 - 데이터 분석을 통해 특정 요인의 분석결과를 제공하고, 전략적으로 개선노력을 어떠한 측면에서 전개에 나가야 하는지 인사이트를 제공하도록 설계하였습니다. 워드클라우드 방식등의 조직 차원의 키워드 이슈를 뽑아낼 수 있는 페이지 구성도 이러한 목적에서 구현되었습니다. 즉, 변화관리 측면에서 활용가능한 유의미한 데이터(Data)를 도출하고 제공하는데 프로젝트의 중점을 두었습니다.
이러한 3가지 주요 프로세스를 기반으로, Work Smart Index (워크스마트 인덱스) 프로젝트는 전개 되었고, 성공적으로 완료 되었습니다.
가장 큰 의의는, 다소 모호하게 표현되고 있는 Work Smart에 대한 기준을 해당 조직에 맞춰 업무환경에 최적화된 지표(Index)로 정립할 수 있었고, 향후 변화관리 차원에서 Work Smart 조직문화정착과 제도정비의
전사적 변화노력의 근거기반을 설정한 것에 찾을 수 있습니다. 즉, Work Smart Index를 통해 실질적인 업무효율성과 스마트워크 환경체계를 지속화 시킬 수 있도록 동력을 마련하는데 그 의의가 있습니다.
다음 글에서는, Work Smart 프로젝트의 결과가 Web-Report 로 실제 어떻게 표현되고 도출되었는지 살펴보도록 하겠습니다.
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